Communiquer avant de lancer un projet de transformation en santé.

Dans un établissement de santé, initier un projet de transformation ne se résume pas à définir des objectifs et à mettre en place un plan d’action. L’un des éléments souvent négligés, mais déterminant pour le succès, est la communication avant même le démarrage du projet. Informer et impliquer les équipes en amont permet de transformer une initiative perçue comme imposée en une démarche partagée et soutenue par tous.

Communiquer avant le lancement offre plusieurs bénéfices stratégiques :

• Clarifier les objectifs du projet : la direction et le comité de pilotage doivent expliciter ce qu’ils souhaitent accomplir. Chaque collaborateur doit comprendre les implications de la transformation et son rôle spécifique.

• Donner une vision globale de la démarche : présenter le déroulé du projet, les étapes principales, le calendrier et les services pilotes permet de réduire l’incertitude et de rassurer les équipes.

• Créer un alignement autour du « Vrai Nord » : chacun doit percevoir la finalité de la transformation et les critères de succès. La communication est le levier qui permet de fédérer tous les collaborateurs autour des priorités communes.

• Impliquer les services pilotes : une communication claire et transparente favorise l’adhésion des équipes qui testeront les nouvelles pratiques. Leur engagement constitue un moteur puissant pour la réussite globale du projet.

Pour être efficace, la communication préliminaire doit couvrir plusieurs points clés :

1. Les objectifs du projet : exposer de manière concrète ce que le projet cherche à atteindre (« succès mesurable si… »).

2. Le déroulé de la démarche : expliquer les étapes, le calendrier, les jalons et les services pilotes.

3. Les personnes ressources : identifier les interlocuteurs à contacter pour répondre aux questions ou accompagner les équipes à tous les niveaux de l’établissement.

Une communication efficace tient compte des différentes cibles : direction, encadrement supérieur, encadrement de proximité et collaborateurs. Il ne s’agit pas de diffuser un message unique à tous, mais de l’adapter pour que chacun comprenne clairement son rôle et la portée du projet.

Les canaux doivent être multiples et complémentaires :

• Emails et newsletters internes (en tenant compte que certains collaborateurs n’ont pas forcément de boîte professionnelle)

• Réunions d’information et flash info

• Revues internes et affichages

• Temps d’échange directs lors des réunions de service

L’objectif est double : s’assurer que chaque personne a reçu et compris l’information, tout en laissant un espace pour poser des questions et exprimer ses préoccupations.

La diffusion des informations ne se limite pas au démarrage. Une communication régulière, mettant en avant l’avancée du projet et les réalisations concrètes, est essentielle pour maintenir l’adhésion des équipes, célébrer les succès et corriger rapidement les obstacles rencontrés. Les équipes pilotes restent au centre de cette dynamique, garantissant que les améliorations sont adaptées au terrain et comprises de tous.