Fonctions support – Centres de services partagés

L’environnement global des fonctions supports et centres de services partagés

L’activité des fonctions support est très (trop ?) souvent vue comme centre de coûts au sein des différentes organisations. Depuis plusieurs décennies, la recherche d’optimisation du coût associé a fait émerger des structurations en centres de services partagés (à l’échelle nationale, par plaques régionales ou mondiales) soutenues par de nombreux systèmes d’automatisation.

Depuis quelques années, ces équipes parlent de « business partner » : l’idée de se situer loin de ses clients (les entités métiers) tant physiquement qu’en termes d’organisation, s’avère finalement ne pas toujours être source d’efficience.

Chez Cubik, nous portons la conviction que ces centres de services doivent se positionner comme vigie au cœur des processus (P2P pour les activités de comptabilité fournisseurs, R2R pour la comptabilité générale, H2R pour le parcours RH d’un collaborateur, etc.) avec une vision de bout en bout, et pas uniquement sur le mandat de gestion du Centre de Services Partagés.

  • Camille Durr

    Directeur général Cubik Lean - Agence de Paris

Les défis des fonctions supports et centres de services partagés vus par Cubik

-40 %

L’IA générative peut entraîner une réduction de 40 % des tâches commerciales, générales et administratives (SG&A) dans les cinq prochaines années (Hackett 2024)

Digitalisation et automatisation

Dans un environnement concurrentiel et complexe, la digitalisation et l’automatisation (IA, RPA, outils analytiques) deviennent des leviers clés pour gagner en performance. Cependant, leur déploiement ne peut être efficace que s’il s’appuie sur une compréhension fine des processus existants. L’enjeu est de clarifier, standardiser et fiabiliser les flux de bout en bout avant d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, afin d’éviter les inefficacités et de maximiser l’impact des technologies.

Pilotage élargi de la performance

Au-delà de l’efficacité opérationnelle, les fonctions supports et centres de services partagés doivent renforcer leur pilotage de la performance. Il s’agit de dépasser une approche centrée uniquement sur les économies de coûts pour mesurer la valeur créée dans l’ensemble du flux. Cela implique d’intégrer des indicateurs qualitatifs et quantitatifs, tels que la satisfaction des métiers, les délais et la qualité des services rendus, ou encore l’impact des processus sur la performance globale de l’entreprise.

Agilité organisationnelle

Pour les fonctions support et les CSP, il est nécessaire de s’adapter en temps réel aux besoins changeants des métiers, tout en maintenant une vision globale des processus. L’enjeu est de mettre en place des structures flexibles, capables de réagir rapidement aux perturbations, d’intégrer des feedbacks continus et de prioriser les initiatives à forte valeur ajoutée. Cette agilité permet non seulement de répondre aux exigences immédiates, mais aussi d’anticiper les transformations futures, en alignant les ressources et les compétences sur les enjeux stratégiques.

Evolution vers un rôle stratégique

Pour créer de la valeur durable, les fonctions supports et centres de services partagés doivent passer d’un simple support administratif à un partenaire de transformation. Cela implique une structuration des processus, l’optimisation des flux et l’accompagnement des changements organisationnels. L’enjeu est d’aligner la mission des fonctions supports sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, afin de devenir des leviers de compétitivité et de résilience de l’organisation.

192 Mds $

C’est l’estimation de la taille du marché des Centres de Services Partagés dans le monde à horizon 2032 (Global Market Insights 2024)

Comment nous accompagnons nos clients pour relever leurs défis

Chez Cubik, nous accompagnons les organisations dans la transformation de leurs fonctions supports et centres de services partagés en adoptant une approche intégrée, centrée sur l’optimisation des processus de bout en bout et un pilotage transverse. Notre expertise nous permet d’intervenir à tous les niveaux de l’organisation, depuis l’élaboration de diagnostics approfondis, en passant par la refonte des processus, jusqu’à la mise en place de systèmes de management performants et l’évolution vers un rôle stratégique au service de la performance globale de l’entreprise.

Notre force réside dans une vision globale des enjeux, combinée à une maîtrise des outils du marché (Celonis, Blackline, SAPhire, SuccessFactors, etc.). Cela nous permet de garantir l’impact attendu de vos transformations, en alignant vos fonctions supports sur les objectifs de performance, d’agilité et de création de valeur durable.

Grâce à notre approche pragmatique, nous vous aidons à clarifier, standardiser et automatiser vos processus, tout en renforçant la collaboration entre les services et en positionnant vos équipes comme des partenaires stratégiques de la transformation de votre entreprise.

Nos 5 points d’accompagnements :

Nous réalisons des diagnostics organisationnels et de performance pour identifier les axes d’amélioration. Nos analyses couvrent l’ensemble des processus, des ressources et des flux, afin de détecter les goulots d’étranglement, les redondances ou les opportunités d’optimisation.

Grâce à des méthodologies éprouvées et des outils d’audit adaptés, nous fournissons une vision claire et objective de la situation actuelle. Ces diagnostics servent de base pour définir des feuilles de route priorisées, alignées sur les enjeux stratégiques de l’entreprise.

L’objectif : transformer ces diagnostics opérationnels en leviers d’action concrets et mesurables.

Nous mettons en place des systèmes de management à tous les niveaux, en interne et avec les parties prenantes des Centres de Services Partagés. Ces systèmes incluent la définition de gouvernances claires, la mise en œuvre d’indicateurs de performance pertinents, et l’instauration de rituels de pilotage adaptés.

Nous veillons à ce que chaque acteur dispose des outils et des responsabilités nécessaires pour contribuer activement à la performance collective. L’enjeu est de créer une dynamique de collaboration et d’alignement entre les équipes, les métiers et les directions, afin de garantir une exécution fluide et efficace des processus.

Nous refondons les processus de bout en bout en lien avec les différentes solutions technologiques du marché. Notre approche consiste à cartographier les flux existants, à identifier les étapes à valeur ajoutée et à supprimer les activités superflues ou redondantes.

Nos interventions s’intègrent avec les différents outils du marché (Celonis, Blackline, SAPhire, SuccessFactor…) et nous accompagnons nos clients dans l’adoption de technologies adaptées (RPA, IA, outils collaboratifs, etc.) pour automatiser les tâches répétitives et optimiser les temps de traitement.

L’objectif est de concevoir des processus agiles, standardisés et scalables, capables de s’adapter aux évolutions des besoins métiers et aux innovations technologiques.

Nous vous aidons à optimiser les gains et à renforcer les pratiques d’achats pour une meilleure performance économique. Notre intervention porte sur l’analyse des dépenses, la négociation avec les fournisseurs, et la mise en place de stratégies d’achats groupés ou de contrats cadre pour vos prestations d’achats de propriété intellectuelle et de services.

Nous accompagnons également la digitalisation des processus achats, pour gagner en transparence, en traçabilité et en efficacité. L’objectif est de réduire les coûts tout en améliorant la qualité des services fournis aux clients, pour une contribution directe à la rentabilité de l’entreprise.

Nous accompagnons les équipes à passer d’un simple centre de coûts à un véritable partenaire de transformation, en se concentrant sur la valeur ajoutée et la qualité. Cela implique de repenser leur positionnement au sein de l’organisation, en les impliquant davantage dans les décisions stratégiques et les projets transverses.

Nous travaillons sur la montée en compétences des équipes, l’adoption de nouvelles méthodologies (comme le Lean ou l’Agile), et la mise en place de démarches d’amélioration continue. L’enjeu est de faire des fonctions supports un levier de différenciation et de compétitivité pour l’entreprise, capable d’anticiper les besoins et de proposer des solutions innovantes.